Délais de conservation des documents d’une entreprise
Durant l’existence d’une entreprise, les documents et papiers administratifs, commerciaux, sociaux, comptables s’accumulent et au fil du temps ils occupent tant de place qu’il faut bien se résoudre à en éliminer. Attention toutefois, de ne pas détruire ce qui pourrait s’avérer très utile, voir vitale essentiellement à des fins probatoires en cas de litige ou de contrôles de l’administration.
En effet, l’obligation de conserver les documents de l’entreprise concerne, notamment, des contrats commerciaux, contrats d’embauche, registres comptables, bulletins de paie, relevés bancaires, factures. En tout, une trentaine de pièces de nature différente sont concernées.
a durée de conservation est directement liée aux règles applicables en matière de prescription. Le principe étant qu’il est nécessaire de conserver ses pièces justificatives tant que la possibilité d’un recours ou d’une contestation n’est pas éteinte. Les délais de conservation sont donc variables d’un document à l’autre. Par exemple, s’il convient de conserver un talon de chéquier durant 5 ans, un livre d’inventaire doit être gardé durant 10 ans à compter de la fin de l’exercice concerné, et un contrat de vente immobilière durant 30 ans. Les documents en rapport avec un accident du travail doivent pour leur part être conservés à vie, afin de pouvoir être produits en cas de rechute ou d’aggravation de l’état de santé du salarié.
Quelles conséquences ?
Ce non-respect des durées légales est passible de sanctions :
En matière pénale
« la destruction, la dégradation ou la détérioration d’un registre, d’une minute ou d’un acte original de l’autorité publique est punie de 3 ans d’emprisonnement et de 45 000 euros d’amende » (article 322-2, 2e du nouveau code pénal)
La banqueroute: le commerçant qui a fait disparaître des documents comptables de l’entreprise ou de la personne morale ou qui n’a pas tenu une comptabilité complète ou régulière, peut être déclaré coupable de banqueroute dans le cadre de l’ouverture d’une procédure de redressement ou de liquidation judiciaires (article L654-2 du code de commerce).
En matière Fiscale
« Les manquements aux dispositions relatives au droit de communication des documents comptables sont sanctionnés par une amende de 1500 euros » (article 1734du CGI). Cette amende est portée à 3000 euros à défaut de régularisation dans les trente jours de la mise en demeure de l’administration
Le refus de communication des documents comptables constitue en outre une opposition individuelle au contrôle fiscal. Le fait de mettre les agents habilités à constater les infractions à la législation fiscale dans l’impossibilité d’accomplir leurs fonctions est puni d’une amende de 25 000 euros (article 1746 du CGI)
Récapitulatif
Ce sont essentiellement les lois, les délais de prescription ou les périodes pendant lesquelles l’administration est susceptible de procéder à des contrôles qui déterminent les durées minimales de conservation des documents
Téléchargez ici une liste des principaux types de documents avec leur durée de conservation.
En bonus, téléchargez ici la liste des documents personnels et leur durée de conservation.