La caisse et les nouvelles règles fiscales
A compter du 1er janvier 2018, les entreprises qui utilisent des caisses enregistreuses devront détenir une attestation de l’éditeur de logiciel ou un certificat délivré par un organisme accrédité. En effet, la loi de finances de 2016 instaure de nouvelles règles pour lutter contre la fraude à la TVA (Article 88 de la loi n° 2015-1785 du 29 décembre 2015 de finances pour 2016).
Dans les faits, ce texte a une portée beaucoup plus large que les caisses enregistreuses puisqu’il vise les enregistrements des règlements (donc quels que soient les moyens de paiement) au moyen d’un logiciel de comptabilité, de gestion ou d’un système de caisse. Certains logiciels de facturations sont donc également concernés.
LES OBLIGATIONS FISCALES À RESPECTER
Revenons sur les caisses et soyons plus précis : ce texte ne rend pas obligatoire les caisses enregistreuses. En effet, on peut toujours tenir sa caisse sur un bon vieux cahier. Mais on doit alors retranscrire de façon inaltérable les transactions au fur et à mesure de leur réalisation, faire les totaux journaliers et suivre manuellement les différents mouvements de trésorerie. De plus le cahier de tenue de caisse ne peut pas être composé de feuillets mobiles et doit avoir des pages numérotées. Il faut pouvoir prouver à l’administration fiscale qu’aucune page n’a été enlevée du cahier. De même, l’utilisation d’un tableur Excel ne peut donc pas satisfaire à l’obligation.
Pour éviter ces opérations fastidieuses et souvent sources d’erreurs (qui n’a jamais recherché des écarts liés à une mauvaise addition …), il est préférable d’utiliser une caisse enregistreuse. Mais au 1er janvier 2018, cette caisse devra satisfaire aux obligations fiscales :
Inaltérabilité : les données enregistrées doivent rester dans leur état d’origine. Toutes les corrections doivent se faire avec des opérations de « plus » et de « moins » et non par une modification du montant d’origine.
Sécurisation : toutes les données doivent être sécurisées au moyen d’un procédé technique fiable de manière à garantir la restitution des données dans leur état d’origine.
Conservation : les systèmes doivent prévoir une clôture à intervalle régulier. Les données doivent alors être conservées 6 ans.
Archivage : le système d’archivage doit permettre de figer les données et leur donner une date certaine.
NOTRE CABINET MET A DISPOSITION DE NOS CLIENTS LE MODULE CAISSE DE MON EXPERT EN GESTION.
Que vous utilisiez une caisse enregistreuse ou caisse manuelle, vous devrez enregistrer les mouvements au jour le jour dans votre comptabilité. Le module Caisse que nous vous fournissons est là pour vous aider.
Caisse est un agenda électronique de caisse et à ce titre n’est pas une caisse enregistreuse. Le module ne doit donc pas faire l’objet de l’attestation de conformité. Il vous permet de centraliser vos tickets Z journaliers, les dépôts à la banque ainsi que les règlements effectués en espèces. Cela l’aide également à contrôler le solde journalier pour s’assurer qu’il est conforme à la réalité.
Caisse permet également de suivre l’évolution de l’activité, le panier moyen ainsi que les crédits accordés. De nouvelles fonctionnalités viendront bientôt enrichir notre module avec le suivi des bons cadeaux, la saisie de consignes, etc…
Ainsi, nos clients respecteront, sans aucun coûts supplémentaires, les obligations de la loi de Finances pour 2016 et bénéficieront de toutes les fonctionnalités de Mon Expert en Gestion !